Яка кадрова документація має бути у ФОП?

Цьогорічні перевірки Держпраці засвідчили той факт, що серед порушників, які не дотримуються законодавства про працю, є немало фізосіб, які займаються підприємницькою діяльністю без належного ведення кадрової документації.

Нижче ми розглянемо перелік основних кадрових документів, які повинен мати ФОП як роботодавець.

Правила внутрішнього трудового розпорядку

У першу чергу, відповідно до ст. 29 КЗпП, ФОП повинен мати Правила внутрішнього трудового розпорядку (ПВТР), з якими будь-який роботодавець має ознайомити кожного працівника до початку роботи за трудовим договором. Це внутрішній документ, який регламентує організаційно-правові аспекти трудових взаємовідносин роботодавця та працівників в організаціях усіх форм власності. Відсутність ПВТР є порушенням законодавства про працю. 

Трудові договори та накази

По-друге, ФОП зобов‘язаний оформлювати письмові трудові договори з працівниками (п. 6 ч. 1 ст. 24 КЗпП), накази про прийняття на роботу працівника та заяви про прийняття на роботу. 

Наказ про прийняття на роботу є обов‘язковим документом, навіть у разі, якщо з працівником до цього вже було укладено трудовий договір. КЗпП забороняє роботодавцю допускати працівника до роботи без укладення трудового договору, оформленого наказом чи розпорядженням, та своєчасним повідомлення ДФС. 

Нагадуємо, за допуск працівника до роботи без відповідного наказу штраф сягає 30 мінімальних заробітних плат.

При цьому, варто пам’ятати, що обов‘язковим реквізитом наказів є їх реєстрація (реєстраційний номер), яка надає документам юридичної сили. А тому ФОП зобов'язаний самостійно реєструвати трудові договори з працівниками і додаткові угоди до них, наприклад у журналі реєстрації трудових договорів. 

Положення про оплату праці

Закон України «Про оплату праці» зобов‘язує будь-якого роботодавця визначити строки виплати зарплати та її розмір за першу половину місяця у колективному договорі, а якщо його немає, то в іншому локальному нормативному акті (ст. 24 Закону). Таким актом може бути, наприклад, Положення про оплату праці. Адже, колективний договір, відповідно до  ст. 2 Закону України «Про колективні договори і угоди» є обов’язком лише юридичної особи. 

Штатний розпис

Штатний розпис – це фінансовий документ, який надає змогу планувати щомісячні витрати на утримання робочої сили та зафіксувати розміри окладів, тарифних ставок, надбавок та доплат постійного характеру, що передбачені системою оплати.  Усі назви посад у штатному розписі, повинні відповідати Класифікатору професій. В інакшому випадку інспектор Держпраці може притягнути роботодавця до відповідальності та накласти штраф у розмірі однієї мінімальної заробітної плати (Лист Держпраці від 24.09.18 р. № 4501/ 4/4.3.-зв-18).

Обов'язок ФОП складати штатний розпис прописаний, зокрема, у листі Мінсоцполітики від 21.11.2016 р. № 5907/0/10-16/06. 

Накази про відпустки

ФОП зобов‘язаний складати графік відпусток, що надається працівникам, та вести їхній облік, фіксуючи ці відомості у розділі «Відпустки» особової картки П-2. При цьому, передбачено, що працівник має бути ознайомлений з наказом про відпустку шляхом його обов’язкового підписання.  

Особові картки

Як ми щойно зазначили, у ФОП мають бути особові картки (картки П-2) на всіх працівників. Що в них зазначають? Насамперед, це - відомості про прийняття працівника на роботу, переведення, переміщення, звільнення, про надання їм відпусток тощо.

Через особові картки працівник має бути ознайомлений також із записами, що вносяться до його трудової книжки (п. 2.5 Інструкції № 58 «Про порядок ведення трудових книжок»).

Табель обліку використання робочого часу

Табель обліку підверджує, що ФОП обліковує відпрацьований час, надурочну роботу, роботу у святкові, неробочі, вихідні дні, вечірній або нічний час, і, таким чином, не порушує положення ст. 30 Закону «Про оплату праці». 

Посадові і робочі інструкції

Насамкінець, відповідно до законодавства про працю, обов‘язки, права та відповідальність працівників мають бути зафіксовані в посадових і робочих інструкціях (ст. 29 КЗпП). Розробляти посадові і робочі інструкції слід для усіх посад, які є у штатному розписі. 

Відсутність інструкцій може спричинити проблеми, наприклад, при звільненні за систематичне невиконання без поважних причин працівником своїх обов‘язків, покладених на нього трудовим договором чи у зв'язку із непроходженням стажування.  

Прочитано 744 разів